Produktivitaetsworkshop Zeitmangement | Aksis

Hilfreiche Tipps wie man im Berufsalltag produktiver wird.

Produktivitätsworkshop

Durch einen Produktivitätsworkshop haben wir eine Menge lernen dürfen, wie man noch produktiver arbeiten kann. Hier ein paar hilfreiche Tipps wie man im Berufsalltag produktiver wird:

Zeitmanagement

  1. Arbeite alles ab, was du in zwei Minuten oder weniger erledigen kannst.
  2. Am Anfang der Woche, die Woche planen und festlegen bis wann welche Arbeiten zu erledigen sind. So kann man für alles eine Deadline setzen (auch wenn es keine Frist vom Kunden gibt. Ähnliche Aufgaben sollten nacheinander erledigt werden, dann muss man nicht umdenken und bleibt im Flow.
  3. 80/20- Regel: 80 Prozent des Ergebnisses kommen von 20 Prozent der Ursache, konzentriere dich auf die 20 Prozent, die 80 Prozent deiner Ergebnisse ausmachen.
  4. Plane Pausen ein, die du wie ein Termin behandelst und auch durchführst. In diesen Pausen kannst du produktive Dinge tun: Private anrufe, E- Mails beantworten, Artikel lesen, Podcast hören, an die frische Luft gehen und durchatmen.
  5. Systeme und automatische Regeln verwenden, um die Arbeit zu erleichtern. Gerade Aufgaben die man immer wieder bekommt: Rechtschreibprüfung anschalten, automatische Weiterleitungen für E- Mails, Todo- Listen für wiederkehrende Aufgaben.

 

 

Meetings

  1. Zeitliche Anpassung der Meetings, nicht immer pauschal 60 Minuten einplanen, manchmal geht es auch kurzer 30 bis 45 Minuten.
  2. weniger Meetings halten, dafür effizientere Meetings halten. Das erschafft Zeit und lässt uns fokussierter in Meetings sein.
  3. Technische Geräte während eines Meetings vermeiden, Anrufe stört die Aufmerksamkeit des Teams. Deshalb keine Anrufe annehmen während eines Meetings.
  4. Meetings sollten immer pünktlich beginnen und enden. Das sollte ohne Aufnahme passieren, wenn man weiß das ein Meeting nicht flexibel ist, wird es das Verhalten von allen ändern.
  5. Rollenverteilungen während des Meetings sind sehr wichtig. Wenn jeder eine bestimmte Aufgabe zugewiesen bekommt, ist man besser beschäftigt und man erzielt bessere Ergebnisse.

 

Umgebung

  1. Man sollte ab und zu sein Umfeld ändern, eine Pause in der Natur hilft uns produktiver zu sein. Schon ein paar Minuten aus dem Fenster schauen gibt unserem Auge eine gute Pause.
  2. Von zuhause aus arbeiten, kann vielen Leuten helfen produktiver zu werden. Zuhause gibt es keine störenden Geräusche, die es im Büro gibt. Man kann sich die Zeit selbst einteilen und sich besser auf die Arbeit konzentrieren.

 

Gesundheit

  1. Bewegung ist wichtig, es bringt den Kreislauf in Sprung und hilft bei kreativen Einfällen.
  2. Kurze Pausen einhalten, das können kleine Pausen von 5 Minuten sein.
  3. Durchatmen wenn’s stressig wird, 90 Sekunden konzentriert durchatmen, das hilft beim Stress abbauen.
  4. Lange Pausen einhalten, 30 Minuten spazieren oder einen 20-Minütigen Schlaf, das sind Dinge die gut für unsere Gesundheit sind.
  5. Viel Wasser trinken ist sehr wichtig.
  6. Geschäftliches über das Handy im Feierabend nicht mehr erledigen, es ist wichtig mal eine Pause von der Arbeit zu haben.

 

E- Mail

  1. Entscheide wann du deine Emails prüfst, setze Zeiten um Emails zu prüfen.
  2. Unterscheide zwischen Emails die gleich beantwortet oder erst später beantwortet werden müssen. So kann man Emails in einen Ordner verschieben die nicht eine sofortige Handlung brauchen.
  3. Versuche Emails nur einmal lesen zu müssen, das bedeutet Emails mit mehr Aufmerksamkeit zu lesen und eine Wiederholung zu vermeiden.
  4. Jede Email soll einer der nachfolgenden fünf Tätigkeiten unterzogen werden. LÖSCHEN- WEITERGEBEN- ANTWORTEN- VERSCHIEBEN- TUN

 

Ablenkung

  1. Deaktiviere Alarme die deine Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
  2. Konzentriere dich auf einen Task gleichzeitig.
  3. Musik hören kann die Konzentration fördern und das erledigen eines Task beschleunigen. Empfohlen wird hierbei weißes Rauschen und Ambient Music. Auf Charts bzw. allgemein Popmusik sollte verzichtet werden, da diese die Konzentration und das Aufmerksame Lesen beeinflussen.
  4. Visuelle Ablegungen vermeiden, stecke das Handy in die Tasche, so bleibst du konzentriert bei der Sache.
  5. Fühle dich nicht gezwungen Emails oder anrufe sofort zu beantworten, wenn du gerade konzentriert an deiner Arbeit bist, ignorier das Telefon und lasse den Anrufbeantworter ran gehen.

 

 

 Ziele

  1. Fokussiere dich auf das Ergebnis, das hilft dabei den Fokus zu bewahren und sich klar darüber zu sein für was man wirklich arbeitet.
  2. Sei positiv! Je positiver man ist, desto leichter fällt einem die Selbstkontrolle und man bleibt fokussierter.
  3. Erkenne deinen Erfolg an! Manchmal sollte man sich einen Moment gönnen, indem du dir darüber klar wirst, was du bereits erreicht hast.
  4. Setze klare Ziele! Sorge dafür das Ziele so klar wie Möglich definiert sind. Sei dir im Klaren wie du diese Ziele erreichen wirst und warum du diese Ziele erreichen willst.
  5. Liebe deinen Beruf! Du bist produktiver, wenn du Glücklich bist. Versuche immer eine positive Einstellung zu erhalten. Finde die Teile deines Berufs die dich glücklich machen und versuche diese als größeren Teil deines Tuns zu integrieren.